中小企業の業務改善は何から始める？最初に整理したい5つのこと

業務改善というと、AIや新しいシステムの導入を思い浮かべることがあります。Excelを別のツールに置き換える、生成AIを使う、作業を自動化する。どれも有効な手段ですが、最初にそこから考えると、そもそも何を改善したかったのかが曖昧になりやすいと感じています。

私が業務改善を考えるときに最初に整理したいのは、ツールではありません。何に困っていて、どの業務を、どのような状態に変えたいのかです。

そのうえで実際の仕事の流れを見て、やめられる作業はないか、同じ情報を何度も扱っていないか、人が毎回確認しなくてもよいところはないかを確認します。

この記事で整理する5つは、「困りごとと理想」「対象業務」「情報と作業の流れ」「ムダ・漏れ・属人化」「改善方法」です。まずその前提として、ツール選びから始めない理由を確認します。

ツール選びから始めない

「AIを使いたい」「Excel管理を何とかしたい」「新しいシステムを入れたい」という話があっても、私はまず手段から考えない方がよいと思っています。

たとえば「毎月の集計に時間がかかっている」という状況でも、問題は会社によって違います。

単純に作業時間を減らしたいのか。数字がまとまるのが遅く、判断も遅れているのか。入力漏れが多く、正しい数字を確認するために時間がかかっているのか。

同じ「集計が大変」でも、原因が違えば必要な改善も変わります。

経済産業省の「中堅・中小企業等向けDX推進の手引き」も、中堅・中小企業等の経営者が自社のDX推進に取り組む際の参考として、「DXの進め方」と「DXの成功のポイント」をまとめています。

参考：経済産業省「中堅・中小企業等向けDX推進の手引き」

EnterLinkでも、AIやシステムは目的ではなく手段として考えています。まず課題と理想の状態を決め、そのあとで必要な手段を選びます。

困りごとと理想を決める

最初に整理したいのは、「今、何に困っているのか」と「どうなれば改善したと言えるのか」です。

「作業が大変」だけでは、改善のゴールが分かりません。

たとえば、毎週の営業レポート作成に時間がかかっているなら、確認したいのは作業時間だけではありません。

• 何のためにそのレポートを作っているのか
• 誰が見て、何を判断しているのか
• いつまでに数字が見えればよいのか
• 正しい数字を出すために、どこで手間が発生しているのか

まで見ます。

もし誰も見ていないレポートなら、効率よく作るより、作ること自体をやめた方がよいかもしれません。

一方で、経営判断に必要なのに数字が出るまで3日かかっているのであれば、「作業を30分短縮する」より、必要なときに数字が見える状態にすることの方が重要です。

業務改善では、改善前に「何が変われば成功なのか」を決めておくと、あとから効果も判断しやすくなります。

対象業務を絞る

次に、どの業務から手をつけるかを決めます。

私は最初から会社全体を変えようとするより、改善効果が見えやすい1つの業務に絞る方が進めやすいと思っています。

優先順位を見るときは、単純な作業時間だけではなく、次のような点を確認します。

• どのくらいの頻度で発生するか
• 1回あたりどのくらい時間がかかるか
• 何人が関わっているか
• ミスや対応漏れが起きたときの影響は大きいか
• その業務を変えると、後続の作業も減るか

月に1回2時間かかる仕事より、毎日15分を複数人が行っている仕事の方が、改善効果が大きいこともあります。

また、末端の作業を1つ自動化するより、上流の情報の持ち方を変えることで複数の作業がなくなるケースもあります。

たとえば、同じ顧客情報を営業担当、管理担当、経理担当が別々のExcelへ入力しているのであれば、それぞれの入力を速くするより、そもそも情報の入力元を1つにできないかを考えた方が効果は大きくなります。

情報と作業の流れを見る

対象業務を決めたら、実際の流れを細かく見ます。

「請求書を作成している」「営業数字を集計している」といった業務名だけでは、改善箇所は見えてきません。

私なら、少なくとも次の順番まで確認します。

1. 何をきっかけに業務が始まるのか
2. 誰が担当するのか
3. どこから情報を取得するのか
4. 何に入力・転記するのか
5. 途中でどんな判断をしているのか
6. 次に誰へ渡すのか
7. 最終的にその情報を何に使うのか

ここまで見ると、「同じ情報を3回入力している」「確認のためだけに担当者へ毎回連絡している」「特定の人しか元データの場所を知らない」といった問題が見つかりやすくなります。

業務改善で見たいのは、作業だけではなく情報がどこから来て、どこへ流れているかです。

紙をExcelに変えても、その後に別のExcelへ手作業で転記しているのであれば、入力方法が変わっただけで業務全体はあまり変わっていません。

ムダ・漏れ・属人化を探す

業務の流れが見えたら、どこで負荷が生まれているかを確認します。

中小企業の業務で改善候補になりやすいと考えているのは、たとえば次のような状態です。

• 同じ情報を複数の場所へ入力している
• 複数のExcelやスプレッドシートから毎回数字を集めている
• 進捗を知るために担当者へ確認している
• 対応期限を人が覚えている
• 同じ質問に何度も回答している
• 定型的なメールや報告文を毎回ゼロから作っている
• 担当者が休むと業務の進め方が分からない
• 「次に何をするか」を毎回人が判断している

ここで大切なのは、見つけた問題をすべて自動化対象にしないことです。

たとえば、月に1回しかなく5分で終わる作業を、自動化するために何時間もかけて仕組みを作る必要はないかもしれません。

例外が多い業務や、人が判断すること自体に価値がある業務もあります。

自動化できるかではなく、自動化する意味があるかまで考えることが必要です。

具体的に、業務を「なくす・減らす・自動化する・人に残す」のどこへ置くか判断したい場合は、中小企業の業務自動化で最初に確認したい判断方法で、必要性・費用対効果・エラーリスクまで整理しています。

やめる・まとめる・仕組みに任せる

改善箇所が見えたら、ここで初めて方法を考えます。

私は、いきなり「どう自動化するか」ではなく、次の順番で考えるのが分かりやすいと思っています。

1. やめる — そもそも必要のない作業をなくせないか
2. まとめる — 情報や入力場所を1つにできないか
3. 仕組み化する — ルール、フォーマット、担当、期限を決められないか
4. 自動化する — 転記、集計、通知などを機械に任せられないか
5. AIを使う — 要約、分類、文章作成など、人が考えていた部分を補助できないか

たとえば、社内から同じ質問が何度も来る場合、最初からAIチャットボットを作る必要はありません。

まず質問を集め、回答を整理し、FAQとして探せる状態にする。それでも問い合わせ対応の負荷が大きければ、そこで初めてAIによる検索や回答補助を検討できます。

Googleスプレッドシートで十分ならそれでよいですし、既存のSaaSで解決できるなら、ゼロから作る必要もありません。

業務改善の目的は、新しい技術を使うことではなく、仕事が無理なく前に進む状態をつくることだと思っています。

小さく試して、使われる状態まで見る

改善案を決めたら、最初から完璧な仕組みを作るのではなく、小さく試します。

EnterLink自身の営業・集客管理でも、情報を1か所に集めることと、「どこに入力し、どこを見るか」を分けることを重視しています。

たとえば、営業案件や活動情報は決めたシートへ入力し、ダッシュボードは確認する場所にする。週次の数字は自動集計し、人が入力するのは「何がうまくいったか」「どこがボトルネックか」「次週に何を変えるか」といった考察を中心にしています。

期限を過ぎた案件は自動で分かるようにし、毎回すべての案件を人が確認しなくてもよい状態にしています。

この仕組みで目指しているのは、人が数字を集める時間を減らし、数字を見て考えることに時間を使える状態です。

業務改善も、仕組みを作って終わりではありません。

実際に使う人が迷わないか。入力が増えていないか。以前より確認作業は減ったか。想定していなかった例外はないか。

使ってみて初めて分かることがあるため、小さく始めて、実際の運用を見ながら調整していく方が現実的です。最初に決めたゴールに対して、作業時間・入力回数・確認回数・対応漏れなど、今回の改善に合う指標をBefore / Afterで確認すると、次に続けるべき改善も判断しやすくなります。

業務の棚卸しから改善方法の設計、実際の仕組みづくりまで自社だけで進めるのが難しい場合は、業務改善支援で必要な部分だけ一緒に整理する方法もあります。逆に、作業をやめる、入力先を1つにするだけで解決するのであれば、大きなシステム導入は必要ありません。

業務改善で最初に考えたいのは、「どのAIを使うか」「どのシステムを入れるか」ではありません。

何に困っているのか。どの業務を変えるのか。今はどう流れているのか。どこが詰まっているのか。そして、何をやめ、何を仕組みに任せるのか。

この5つを整理するだけでも、次にやることはかなり見えやすくなると思います。