面接日程調整代行の費用は？依頼できる業務と外注する判断基準

応募が来ても、候補者と面接官の予定がなかなか合わない。候補日を送って返信を待ち、社内の予定を確認して別日を提示する。その間にも新しい応募や日程変更の連絡が届きます。

面接日程調整だけを切り出して外注することは可能です。 採用計画や求人運用まで丸ごと任せる必要はありません。ただし、管理方法を整えれば解決する会社もあれば、日程調整だけ外注しても採用全体の課題が残る会社もあります。

この記事では、代行できる作業、公開料金例、ツール・人的代行・RPOの判断基準と、外注前に決めるべき運用ルールを説明します。

面接日程調整だけを外注することはできる？

日程調整だけを切り出して依頼できる

企業の採用活動のうち、候補者との連絡や面接日時の調整に限って外部へ委託する方法があります。採用戦略の立案、求人票改善、媒体運用まで必ずセットで契約する必要はありません。

ただし「面接日程調整代行」というサービス名でも、初回連絡だけなのか、日時確定やリマインド、ATS更新まで含むのかは会社によって異なります。作業単位で対応範囲を確認することが重要です。

日程調整の負担は、候補者との何度ものやり取りにある

私が採用支援の実務で最も負担になりやすいと感じているのは、カレンダーへの予定登録より、候補者との往復連絡です。

1. 候補日を提示

   面接可能枠を整理

2. 候補者の返信

   希望日が合わない場合もある

3. 面接官へ確認

   複数名の予定を確認

4. 日時を確定

   場所や接続URLを案内

5. 変更時に再調整

   関係者へ改めて連絡

連絡が遅れているのか、面接官の予定が確保できていないのか、そもそも採用要件に合っていないのかは区別が必要です。応募から面接設定までの原因は、採用の歩留まりが悪い原因と改善方法で詳しく整理しています。

面接日程調整代行では、どこまで任せられる？

依頼できる業務を作業単位で確認する

初回連絡、候補日回収、面接官確認、確定連絡、リスケ、キャンセル、ATS更新など、具体的な作業を並べると外注範囲を決めやすくなります。

EnterLinkの日程調整代行では、次の業務を想定しています。

これはEnterLinkのサービス設計例です。実際の連絡手段、ATS、管理環境などは契約時に確認します。他社が同じ業務へ対応するとは限りません。

リスケ・キャンセル・連絡不通への対応

日程が一度決まっても、候補者の都合変更、面接官の予定変更、連絡不通などによって追加の作業が発生します。

依頼先を比較する際は「日程確定まで」なのか「再調整、リマインド、辞退・連絡不通への対応まで」なのかを確認しましょう。ここが曖昧だと、外注した後も企業側に細かな連絡が残ります。

企業側に残す採用判断

誰を選考へ進めるか、面接・合否判断、給与や雇用条件の決定は企業側の判断として残します。代行会社が候補者の連絡窓口を担うことと、企業に代わって独自に選考判断をすることは異なります。

仕事内容や給与についての質問は、企業から共有された情報・回答ルールに従って委託先が案内できる場合があります。ただし、新しい雇用条件や選考上の判断が必要なら企業に確認する運用にします。

厚生労働省は、実際の行為によって職業紹介に該当する例として、求人企業に代わる候補者選定や企業判断によらない選考上のメール返信などを挙げています。契約名称だけで法的な区分を判断するものではありません。

参考：厚生労働省「募集情報等提供と職業紹介の区分」

面接日程調整代行の費用は？公開料金例と比較ポイント

実際のサービスに公開されている料金例

料金は件数と業務範囲によって違います。一律の平均相場を作るのではなく、実際に公開されている価格を比較する方が確実です。

「調整件数」と「応募件数」は同じ単位ではありません。 月額だけで一番安い会社を決めず、何を1件と数えるのか、何を任せられるのかも確認します。

参考：Tasonal BPO「採用BPOサービス・公開料金」（公式）

参考：大光通信社「応募受付・面接設定代行サービス」（公式）

EnterLinkは中小企業が必要な範囲から利用しやすいよう、ライト（月30件・35,000円）、スタンダード（月60件・60,000円）、プロ（月90件・95,000円）、超過1件1,500円の料金設計としています。

ただし、「1件」の計上条件、未確定・キャンセル・リスケの扱い、税区分、初期費用、最低契約期間は見積もり時にご確認ください。 未確定の条件を推測で断定しません。

料金が変わる7つの要因

月額料金だけで比較しないための確認事項

月額に加えて、初期費用、最低契約期間、超過料金、対象外業務も確認します。とくにリスケやキャンセルが多い場合、1件として計上される条件で費用が変わります。

同じ月30件でも、応募があった時点で計上するのか、面接が確定したら計上するのかでは比較できません。実際の運用に近い条件で見積もりを依頼しましょう。

月間の件数や依頼範囲を整理したい場合は、面接日程調整代行について相談する →

日程調整ツールと人的代行、どちらを選ぶべき？

管理漏れや定型作業が課題ならツールを検討

対応する時間はあるが、どう管理すればよいか分からない、管理漏れがある。 そんな状態なら、ツールや運用ルールで解決できないか考えます。

たとえばGoogleカレンダーの予約スケジュールでは、予約可能な時間を設定し、予約ページから候補者に日時を選んでもらう方法があります。機能の利用条件は契約プランなどによって異なります。

参考：Google カレンダー ヘルプ「予約スケジュール」

候補者対応の工数不足なら人的代行を検討

一方、個別の希望日を受け取り、面接官へ確認し、何度も連絡を往復する時間がない場合は、人的代行が選択肢になります。

私が考える判断の基本は、「管理の仕組みが足りない」のか「対応する工数が足りない」のかを分けることです。ただし、ツールも手作業を減らすため、必ずしも代行が必要とは限りません。

ツールと人的代行を組み合わせる選択肢

日程の候補枠や進捗はツールで管理し、候補者への個別連絡や例外処理を人が担当する方法もあります。ツールによっては個別調整を自動化できるため、使える機能と残る作業を確認しましょう。

日程調整だけを外注すれば十分？RPOが必要な会社との違い

日程調整だけの外注で足りる会社

社内に採用戦略を考えられる人がいて、母集団形成や求人運用もできている。ただ候補者とのやり取りだけが工数不足で遅れている。 この状態なら、日程調整だけの外注でも十分な場合があります。

採用ターゲットも募集方法も決まっている会社に、最初から採用全体の外注を勧める必要はありません。

日程調整だけでは解決しない会社

反対に、なぜ採用がうまくいっていないのか整理できない、社内に採用の知見がない、募集方法や求人を改善できない。こうした会社では、日程調整だけを早くしても採用全体の問題が残ります。

採用全体に課題がある場合の選択肢

課題が日程調整だけなら部分外注。採用計画、求人、母集団形成、応募者対応、数値の管理・改善など複数工程に問題があるならRPOなどの採用支援を検討します。

自社採用を続けるか、必要な部分だけ外へ任せるかを整理したい場合は、中小企業がRPO・採用代行を使うかの判断基準も参考になります。

外注しても負担が減らない？依頼前に決めておく運用ルール

面接可能日時・面接官・連絡方法を決める

外注先から毎回「誰が面接しますか」「この時間は空いていますか」と確認が来る状態では、企業側の負担が減りません。

面接官、面接時間、オンライン・対面、面接可能な時間帯、候補者への連絡方法、Meet等のURL発行方法をあらかじめ決めます。

リスケ・連絡不通への対応ルールを決める

変更があったときに代行先がどの範囲まで再提示できるか、連絡が返ってこない候補者をいつまで追うかも決めます。

EnterLinkでは、一例として初回連絡、翌日の再連絡、3営業日後の再連絡の計3回を基本に、約2週間まったく反応がなければ原則クローズとする想定です。業界標準ではなく当社の運用方針であり、企業との運用ルールに応じて調整します。

企業判断が必要な質問を整理する

「別日がほしい」「夜しか空いていない」「仕事内容を知りたい」「給与は変更できますか」など、候補者からの連絡はさまざまです。

委託先を窓口にする場合でも、事前に企業が認めた時間帯や共有情報を超えて、独自に選考・雇用条件を決定するわけではありません。委託先がルールに沿って対応できる範囲と、企業に戻す判断を分けます。

採用担当がいない会社での役割分担は、採用担当がいない中小企業の採用の進め方でも解説しています。

面接日程調整代行会社を選ぶときの確認ポイント

対応業務・連絡手段・対応時間

初回連絡・候補日回収・面接官調整・リマインド・リスケ・ATS更新など、困っている作業が委託範囲に含まれるか確認します。

電話・SMS、夜間や土日祝の対応などは事業者によって違います。サービス名だけで判断しないようにしましょう。

件数上限・超過料金・契約条件

月額だけではなく「1件」の数え方、初期費用、最低契約期間、超過料金、キャンセル・リスケ時の扱いを確認します。

見積もり時には、月間応募数、面接設定数、使っているATS、困っている作業、希望する対応時間を共有すると比較しやすくなります。件数が分からなければ、把握できる範囲からでも構いません。

候補者の個人情報と委託先管理

日程調整では候補者の氏名、メールアドレス、希望日時、選考状況などの個人データを扱います。委託元企業は、委託先の適切な選定、契約、取扱状況の監督などを確認する必要があります。

個人情報保護委員会のガイドラインでは、委託する業務に不要な個人データを渡さないことも示されています。閲覧権限、再委託、情報管理方法、契約終了後の取扱い、漏えい時の対応も確認しましょう。

参考：個人情報保護委員会「個人情報保護法ガイドライン（通則編）」

まとめ｜面接日程調整は、負担の原因に合う方法を選ぶ

日程調整だけを外注することはできます。ただし、何が負担になっているかによって適切な方法は違います。

日程調整を外注する目的は、連絡する人を替えることではありません。 候補者対応を滞らせず、採用担当者が面接、求人改善、採用戦略といった仕事へ時間を使える状態をつくることです。

外注後の状況は、面接設定率だけでなく初回連絡までの時間や調整が止まった理由も確認しましょう。採用数値の見方は、中小企業の採用KPIも参考になります。